Электронная подпись документов: виды, получение, использование

Электронная подпись (ЭП, ЭЦП) — это информация в электронной форме, которая присоединена к подписываемому документу и позволяет определить лицо, подписавшее документ. В России использование электронной подписи регулируется Федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Виды электронной подписи

Простая электронная подпись (ПЭП)

Подтверждает факт формирования подписи определённым лицом посредством кодов, паролей или иных средств. Примеры: подтверждение по SMS, логин и пароль, код из email. Используется в повседневном электронном документообороте, на порталах госуслуг (в ряде случаев), при входе в личный кабинет банка.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП)

Создаётся с использованием средств криптографической защиты. Позволяет определить лицо, подписавшее документ, и обнаружить факт внесения изменений после подписания. Применяется во внутреннем документообороте организаций, для подписания договоров между контрагентами (при взаимном согласии), на торговых площадках.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП)

Самый надёжный вид ЭП. Создаётся с помощью средств, сертифицированных ФСБ России. Имеет квалифицированный сертификат, выданный аккредитованным удостоверяющим центром. КЭП по закону приравнивается к собственноручной подписи. Используется для взаимодействия с госорганами (ФНС, госзакупки), подписания юридически значимых документов, подачи отчётности.

Как получить электронную подпись

1. ПЭП — не требует специального получения. Достаточно зарегистрироваться в нужном сервисе (Госуслуги, банк, SignDog).
2. НЭП — выпускается в удостоверяющих центрах или организациях, использующих собственные системы ЭДО.
3. КЭП для физлиц — выдаётся аккредитованными удостоверяющими центрами. Понадобится паспорт и СНИЛС.
4. КЭП для юрлиц и ИП — с 2022 года выдаётся бесплатно в ФНС России (через личный кабинет или при визите).

Как подписать документ ЭЦП в SignDog

SignDog поддерживает подписание документов квалифицированной электронной подписью (КЭП) через КриптоПро CSP по ГОСТ Р 34.10-2012. Для этого нужно:

1. Установить КриптоПро CSP 5.0 (или выше)
2. Установить браузерный плагин КриптоПро ЭЦП и расширение для Chrome/Edge
3. Подключить USB-токен (Рутокен, eToken) с сертификатом КЭП
4. Загрузить документ в SignDog и нажать «Скачать с ЭЦП»

Прикреплённая и откреплённая подпись

SignDog поддерживает два формата подписи:

• Прикреплённая (встроенная) — подпись встраивается прямо в PDF-файл. Получатель получает один файл, в котором уже содержится вся информация о подписи. Удобно для отправки по email.
• Откреплённая — создаётся отдельный файл .sig рядом с оригиналом. Документ остаётся без изменений. Этот формат часто требуется на госпорталах и торговых площадках.

Проверка подписи

Подпись, созданная в SignDog, проверяется через официальные сервисы:

• e-trust.gosuslugi.ru — портал проверки ЭП на Госуслугах
• gosuslugi.ru/eds — проверка электронной подписи
• КриптоАРМ, КриптоПро и другие российские средства проверки ЭП

Проверить готовность вашего компьютера к работе с ЭЦП можно на странице диагностики.

Факсимиле и графическая подпись

Помимо ЭЦП, существует практика использования факсимиле — графического воспроизведения собственноручной подписи. Факсимиле широко применяется в бизнесе для подписания внутренних документов, писем, коммерческих предложений и других документов, не требующих КЭП.

SignDog позволяет быстро добавить графическую подпись или печать на документ — PDF, изображение или файл Word/Excel. Это удобно, когда нужно подписать документ «от руки»: заявление, договор для отправки по email или акт выполненных работ.

Когда достаточно графической подписи

• Внутренний документооборот компании
• Документы, не требующие нотариального заверения
• Коммерческие предложения и письма
• Заявления и обращения (если принимающая сторона допускает)
• Договоры между физлицами (при взаимном согласии)

Когда нужна КЭП

• Подача налоговой отчётности
• Участие в госзакупках
• Регистрация юрлица / ИП
• Подписание документов для госорганов
• Электронные торги